Sagan á bak við Tótal félagakerfi

Upphaf að félagakerfinu Tótal má rekja allt aftur til 2007 er verkalýðsfélögin á Austurlandi sameinuðust í AFL Starfsgreinafélag.  Starfssvæði félagsins var allt frá Skeiðará og norður á Langaness og skrifstofur félagsins voru sex talsins og lá því strax fyrir nauðsyn þess að vera með sameiginlegt vinnusvæði starfsfólks.

Félagið var þá með félagakerfið Bóta sem uppfyllti vel kröfur sem félagið gerði þá.  AFL gerði þá samning við EJS á Akureyri (sem síðar rann inn í Advania) og var þá sett upp Sharepoint síða sem vinnuumhverfi starfsfólks.  Fljótlega eftir það fékk félagið aðstoð hjá Austurnet á Egilsstöðum og var þá skrifuð vefþjónusta sem sótti félagaupplýsingar úr Bóta og birti á Sharepoint síðunni.

Við þetta sat í nokkur ár eða til 2012. Þá höfðu  kröfur félagsmanna um aðgang að orlofskerfi félagsins á vefnum farið vaxandi og eftir samtal við félagakerfið Bóta og rýningu á þeim kerfum sem þá voru í boði á markaðnum – ákvað félagið að láta skrifa eigið orlofskerfi.

Þeir Garðar Valur Hallfreðsson og Sigurður Behrend voru þá að mestu teknir við verkefnum AFLs hjá Austurneti og voru þeir fengnir til verksins.  Í aðdraganda verkefnisins sat starfsfólk AFLs ótal rýnifundi þar sem lagðar voru mjög skýrar línur af starfsfólki um það hvað kerfið ætti að geta gert. Þeirri vinnu var stýrt af framkvæmdastjóra AFLs, Sverri Albertssyni.

Kerfið fór síðan í loftið í apríl 2013 og síðan þá hafa félagsmenn AFLs bókað alls 54.300 orlofsbókanir í kerfinu.  Fyrsta útgáfa kerfisins stóðst fjárhagsáætlun og kerfið var orðið algerlega nothæft fyrir ca 30 milljónir króna á verðlagi þess árs.

AFL aðhafðist síðan lítið í kerfismálum næstu ár nema hvað orlofskerfið var uppfært og endurbætt. 2015 þótti félaginu ljóst að Félagakerfið Bóti yrði ekki uppfært í veflausn og var þá ákveðið að fela Austurneti að skrifa félagakerfi.  Enn voru ótal rýnifundir og verkefnalýsingar skrifaðar og enn voru þeir Garðar og Sigurður í forsvari fyrir Austurnet nema hvað þetta var mun stærra verkefni þannig að fleiri forritarar á vegum Austurnets komu að verkefninu.

Sverrir Albertsson, framkvæmdastjóri AFLs, stýrði vinnunni fyrir félagið og stýrði rýnifundum og samráði starfsfólks um hvað kerfið ætti að geta gert.  Það var síðan snemma árs 2016 sem félagakerfið fór í loftið og um leið skipti AFL um bókhaldskerfi og tók upp Navision bókhald og samtvinnaði það félagakerfinu til að fá sem mesta sjálfvirkni.

Á árunum eftir 2016 var síðan hratt bætt í undirkerfi, þar til kerfið var orðið fullmótað um 2020.  Á þessum tíma hafði vissulega komið til tals að bjóða öðrum félögum aðkomu í kerfið en það varð aldrei meira en hugmynd og henni ekki fylgt eftir.

2021 hafði hins vegar Verkalýðsfélagið Hlíf samband við AFL og óskaði eftir að fá inni í félagakerfinu.

Eftir nokkra umfjöllun í stjórn AFLs var ákveðið að verða við því og stofna sérstakt félag um rekstur kerfisins.  Austurneti var falið að breyta kerfinu úr því að vera félagakerfi AFLs yfir í að verða kerfi sem fleiri notendur gætu verið að.  Eftir nokkurn undirbúning kom Hlíf inn í kerfið 1. febrúar 2022. 

Á árinu 2023 hófu síðan Aldan Stéttarfélag,  Efling Stéttarfélag og  Stéttarfélag Vesturlands viðræður við AFL um innkomu í kerfið og þá um sumarið var síðan Félagakerfið Tótal ehf. formlega stofnað og ofangreind félög auk Hlífar keyptu hluti af AFLi í félaginu og komu inn í stjórn þess.

Innleiðing þeirra þriggja sem hófu viðræður 2023 fór af stað um haustið og 1. janúar 2024 hófu þau rekstur Tótal í starfi sínu.  Innleiðing síðustu þriggja félaganna reyndi mjög á kerfið og þurfti að skrifa nokkrar sérlausnir og aðlaga kerfið að ólíkum kröfum.

Haustið 2024 hófu síðan fjögur félög innleiðinug – Eining Iðja, Rafiðaðarsamband Íslands, VM og Matvís.  Þar sem félögin sem fyrir voru í Tótal eru að mestu Starfsgreinasambandsfélög en þessi nýju félög eru Iðnaðarmannafélög að mestu – kallaði innleiðing þeirra á enn frekari sérlausnir sem unnið hefur verið að.  Ennfremur óskuðu iðnaðarmannafélögin eftir „þjónustuborði“ þar sem þau reka saman þjónustuskrifstofu með sameiginlegu starfsfólki.

Við rýningu á því verkefni kom í ljós að fleiri félög óskuðu eftir virkni sem m.a. þjónustuborðið mun bjóða uppá  - t.d. að geta deilt orlofseignum milli félaga og geta veitt öðru félagi heimild til að uppflettinga – ef eitt verkalýðsfélag fær aðstoð hjá öðru við símsvörun eða þjónustu á tilteknum tímum.  Innleiðing þjónustuborðsins verður því mun víðtækari en sem sérlausn fyrir fagfélögin.

Nú á haustmánuðum 2024 eru enn til viðbótar fimm félög á leið í innleiðingu og stefnir því í að á vormánuðum verði 14 félög að nota Tótal en við höfum ekki tekið við fleiri félögum í innleiðingu eins og er en vísað til haustmánaða 2025.